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Les bulletins de paie dématérialisés sont autorisés en France depuis le 13 mai 2009. Toutefois, l’employeur était jusqu’en 2017 tenu d’obtenir l’accord de ses salariés pour y avoir recours. Depuis le 1 janvier 2017 cette obligation est révolue et la logique inversée. L’employeur peut désormais recourir aux fiches de paie numériques sans autorisation. Cependant il devra repasser au papier si le salarié manifeste son opposition au format digital. Ces modalités ont été fixées dans un arrêté du 18 décembre 2016.

Les obligations de l’employeur

L’employeur va rencontrer 5 obligations auxquelles il devra impérativement se soumettre.

Informer ses salariés

L’employeur doit informer son salarié de sa volonté de recourir à des fiches de paie dématérialisées et du droit de ce dernier de s’y opposer. Cette information doit être délivrée au moins un mois avant le premier bulletin numérique ou lors de l’embauche, par tout moyen conférant une date certaine. Par ailleurs il n’est pas imposé de délai au salarié pour s’opposer au format numérique de la fiche de paie : il peut manifester son refus avant ou même après la perception de son bulletin dès lors que cette opposition est notifiée par un moyen lui conférant une date certaine. L’employeur dispose alors de 3 mois maximum pour accéder à sa requête.

Garantir la confidentialité des fiches de paie

L’employeur peut garantir la confidentialité des informations d’origine contenues dans les bulletins de paie numérique en les conservant par exemple dans un coffre-fort numérique.

Assurer la disponibilité des bulletins de paie dématérialisés

L’employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé :

  • Soit pendant 50 ans
  • Soit jusqu’aux 75 ans du salarié

Si les bulletins de paie sont conservés par une entreprise prestataire et que celle-ci ferme, les employés concernés doivent être informés de cette fermeture 3 mois à l’avance minimum afin de pouvoir récupérer leurs fiches de paie stockées. Il en va de même si l’entreprise elle-même conserve les bulletins de paie dématérialisés et qu’elle est confrontée au même cas de figure.

Assurer un accès facile

L’employeur doit s’assurer que ses salariés peuvent accéder à leurs bulletins de paie dématérialisés et les récupérer à tout moment et facilement (sans manipulation complexe). Par ailleurs, cela doit s’effectuer dans une formation numérique couramment utilisée.

Lier les fiches au compte personnel d’activité (CPA)

Le service en ligne associé au compte personnel d’activité doit pouvoir permettre à l’employé d’accéder à l’intégralités de ses fiches de paie dématérialisées. L’entreprise ou le prestataire doivent s’assurer de l’accès aux bulletins de salaire via ce service.

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